Типичные ошибки при ведении в аптеках бухгалтерского учета, составлении отчетности и расчете налогов, подлежащих уплате в бюджет, как правило, напрямую связаны с особенностями учета и налогообложения, характерными для данной отрасли. В помощь бухгалтерам аптечных учреждений предлагаем материал, в котором подробно рассматриваются особенности документооборота и оформления первичных документов в аптеках.

Аудиторско-юридическая фирма ЗАО «Фирма «РУССКОЕ ПРАВО»

Порядок оформления первичных документов установлен Приказом Министерства здравоохранения СССР от 8.01.88г. № 14 «Об утверждении специализированных (внутриведомственных) форм первичного бухгалтерского учета для хозрасчетных аптечных учреждений». Общими обязательными условиями ведения учета являются своевременное оформление документов до начала или в момент совершения хозяйственных операций, а также их соответствие унифицированным формам первичной учетной документации. Типовые формы первичных документов для аптек определены в Методических рекомендациях для практических и научных работников № 98/124 «О внутриведомственном первичном учете лекарственных средств и других медицинских товаров в организациях розничной (аптечной) сети всех организационно-правовых форм, расположенных на территории РФ».

Установлены следующие основные первичные документы:

Штамп приемки (форма № А-1.1). При приемке товаров на экземпляре сопроводительного документа, который остается у материально ответственного лица и в дальнейшем прилагается к товарному отчету, проставляется штамп приемки, который хранится у руководителя аптеки.

Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товара (форма № А-1.2) составляется приемной комиссией в тех случаях, когда установлены недостача, бой, брак и порча товаров. На основании Акта предъявляются претензии и иски о возмещении излишне уплаченных сумм. Акт составляется в трех экземплярах.

Акт о приеме медицинского товара, поступившего без счета поставщика (форма № А-1.4) применяется для оформления приема и оприходования фактически полученного товара, поступившего без счета поставщика. Акт составляется комиссией в двух экземплярах. Первый - прилагается к отчету материально ответственного лица, второй - остается у него.

Приемная квитанция (по приему лекарственного растительного сырья от населения) (форма № А-1.5) применяется в фармацевтических организациях для учета и расчетов за принятое от населения лекарственное растительное сырье. Квитанция выписывается лицом, ответственным за заготовку лекарственного растительного сырья, в трех экземплярах. Первый экземпляр является основанием для выдачи денег из кассы и одновременно служит расходным кассовым ордером, второй - прилагается к отчету материально ответственного лица, третий - выдается заготовителю.

Реестр свободных розничных цен (форма № А-1.11). Аптечные розничные организации, осуществляющие реализацию медицинской продукции по свободным розничным ценам, в реестрах фиксируют эти цены, уровень применяемых торговых и снабженческо-сбытовых надбавок. Свободные отпускные цены (тарифы) на продукцию (товары, услуги) указываются в установленном порядке поставщиком в расчетно-платежных, а также первично-учетных документах (товарно-транспортных накладных, счетах-фактурах, платежных требованиях и др.). В данных документах суммы акциза, налога на добавленную стоимость, лицензионного сбора по алкогольной продукции указываются в установленном порядке отдельной строкой.

Товарный отчет (форма № А-2.28) составляется всеми материально ответственными лицами аптек, магазинов, отделов, складов, баз. Отчеты представляются регулярно с установленной периодичностью. В приходной части отчета записываются все документы, которыми оформляется поступление товаров, тары и т.д. (счет, накладная или товарно-транспортная накладная и т.д.). К товарному отчету аптеки прилагается реестр движения денежных средств, инкассации выручки. В расходной части отчета сумма реализации указывается на основании подсчета кассовых чеков и сверяется с показателями кассовых аппаратов. Здесь же на основании документов указывается сумма наличных денег, сданная в кассу, в банк, на почту или старшему кассиру. Другие виды расходов (отпуск товаров в порядке внутренней переброски, отпуск лечебным учреждениям, отпуск лекарств больным некоторых категорий, списание по актам, справкам и т.п.) отражаются на основании соответствующих документов (по каждому - раздельно). Отчет составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета вместе с документами передается в бухгалтерию под расписку на втором экземпляре, остающемся у материально ответственного лица. При обнаружении ошибки в отчете бухгалтер делает соответствующие исправления, которые должны быть подтверждены материально ответственными лицами.

Рецептурный журнал (форма № А-2.1) ведется в аптечных организациях с небольшим объемом работы для учета изготовленных в аптеках по рецептам лекарственных средств бесквитанционным методом. В графе 2 «Номер рецепта» проставляется номер рецепта по порядку с начала рабочего дня (смены) и в конце рабочего дня (смены) подсчитываются итоги по графам.

Сводный реестр рецептов на бесплатный и льготный отпуск (форма № А-2.5) используется в качестве сопроводительного документа при направлении его для оплаты за отпуск медтовара больным по рецептам бесплатно или со скидкой. Реестры на бесплатный отпуск медтоваров и на отпуск их со скидкой могут составляться раздельно. Реестр составляется в двух экземплярах и подписывается руководителем организации и бухгалтером (работником учетно-контрольного сектора (группы). Первый экземпляр реестра вместе с копиями рецептов вручается должностному лицу под расписку для оплаты. На втором экземпляре, который остается в централизованной бухгалтерии (бухгалтерии) аптечной организации, ставится дата передачи.

Журнал учета рецептуры (форма № А-2.6) составляется на основании подсчета корешков квитанций на заказанные лекарства, итогов рецептурного журнала по изготовленным в аптеках лекарствам и кассовых лент (талонов) по готовым лекарственным средствам в конце рабочего дня (смены) одной строкой. В журнале ежемесячно подсчитываются итоги и скрепляются подписью работника учетно-контрольной группы (сектора) централизованной бухгалтерии.

Методическими рекомендациями установлены также иные формы специализированных первичных документов, которые в обязательном порядке должны вестись в аптеках.

Основной нормативный акт, регламентирующий организацию и ведение бухгалтерского учета в аптеках, - Инструкция по ведению первичного учета и составлению отчетности в аптеках, состоящих на централизованном учете (приложение к Приказу Минздрава СССР от 17.11.83 г. № 1325),с изменениями на 20.07.94 г.

Общие правила ведения бухгалтерского учета в аптеках в целом не отличаются от порядка, установленного для организаций розничной торговли. Однако важно отметить принципиальное отличие в порядке ценообразования на лекарственные препараты и другую медицинскую продукцию, реализуемую аптеками.

Порядок ценообразования

утвержден Письмом Минэкономики РФ от 24 ноября 1998 г. № 7-1049 «О порядке формирования цен на лекарственные средства» и Распоряжением премьера правительства Москвы от 06.10.97 г. № 1093-РП «О порядке формирования цен на лекарственные средства и изделия медицинского назначения». В соответствии с последним документом, предельные размеры торговых надбавок к свободным оптовым (отпускным) ценам на лекарственные средства и изделия медицинского назначения отечественного производства и импортные, предусмотренные в ассортиментном перечне (приложение к распоряжению первого заместителя премьера правительства Москвы от 18.09.97 г. № 965-РЗП), обязательном для аптечных предприятий всех форм собственности, составляют:

25% - для розничных предприятий-изготовителей по прямым поставкам;

15% - для розничных продавцов (аптек) при поставках через оптовое звено, посредников;

10% - для оптовых поставщиков при поставках через посредников.

Для лекарственных средств и изделий медицинского назначения отечественного производства и импортных, отпускаемых по бесплатным и льготным рецептам, установлены аналогичные размеры торговых надбавок к свободным оптовым (отпускным) ценам (15 и 10%). При формировании цены следует помнить, что общая предельная торговая надбавка не должна превышать 25%, независимо от количества оптовых поставщиков, посредников и розничных звеньев. В случае поставки одновременно через несколько оптовых звеньев посредников суммарная оптовая надбавка не должна превышать 10% и должна распределяться по согласованию сторон.

Общая методология определения цены установлена Письмом Минэкономики РФ, согласно которому, первый оптовый поставщик (посредник), закупивший лекарственные средства и изделия медицинского назначения непосредственно у отечественного изготовителя, при определении цен на них может учитывать не только свои затраты, но и конъюнктуру рынка (спрос и предложение). Так как право установления размеров торговых надбавок к ценам на лекарственные средства и порядок их применения закреплен за органами исполнительной власти субъектов РФ, то указанный выше порядок формирования цен вступает в силу с момента принятия в регионе соответствующего решения. То есть каждая аптека должна в первую очередь обращать внимание на местные нормативно-правовые акты.

Для предприятий, занимающихся и оптовой, и розничной торговлей ЛС, формирование розничных цен с применением одновременно двух надбавок (оптовой и розничной) возможно только при обязательном ведении раздельного учета.

Если аптека самостоятельно изготавливает лекарственные средства, то цены на них формируются исходя из стоимости ингредиентов по розничным ценам, тары и тарифов на изготовление. При этом тарифы на изготовление лекарственных средств являются свободными и определяются самими аптекам.

Учет предоставляемых поставщиком скидок

Существует три основных варианта предоставления поставщиками скидок потребителю. При первом варианте поставщик-производитель указывает потребителю в платежном документе процентную скидку со свободной оптовой цены. В этом случае при дальнейшей реализации товара торговая надбавка должна применяться к цене производителя, уменьшенной на величину процентной скидки. Второй вариант, когда поставщик лекарственных средств указывает потребителю в платежном документе, что часть одноименных препаратов из общего количества поставляемых лекарственных средств отпускается в виде натуральной скидки. В этом случае торговую надбавку следует применять к цене, рассчитанной на общее количество одноименного товара. Например, поставщиком в счете указано, что производится поставка 2000 единиц товара одного наименования на сумму 500 рублей. Кроме того, дополнительно без оплаты поставляется 200 единиц этого же товара. Таким образом, ценой поставщика, к которой в дальнейшем будет применяться торговая надбавка, будет считаться цена, рассчитанная путем деления суммы поставки на общее количество поставляемого товара, т.е. 500, деленное на 2200. Получаемая цена будет равняться 2 руб. 30 коп. вместо 2 руб. 50 коп. И, наконец, третий вариант, при котором в договоре предусматривается, что по результатам совместного сотрудничества поставщик в качестве премии сверх поставки по отдельной накладной отпускает лекарственные средства другого наименования без оплаты. В этом случае дальнейшая их реализация производится с добавлением торговой надбавки к ценам, указанным поставщиком в накладной на отпуск товара.

Особенности налогообложения аптечных предприятий, вопросы лицензирования и таможенного оформления будут рассмотрены нами в одном из следующих выпусков журнала.

Журнал "Российские аптеки"

№1, 1999